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SMART Teaminhalte per Dropbox synchron halten

Unter Galerie der Notebook-Software “immer dabei haben” habe ich beschrieben, wie man mittels USB-Stick Galerieinhalte auf dem heimischen Rechner und dem SMARTBoard-Rechner synchron halten kann.

zaubertafel_dropbox_02Viel entspannter wäre es aber, wenn das auch alles von selbst geschehen könnte – ohne USB-Stick. Egal mit welchem Computer ich arbeite – immer identische Galerie-Inhalte vorfinden.

Mit ein wenig Vorbereitung ist das schnell erledigt. Die Lösung heißt Dropbox (kostenlos).

Dropbox legt einen Ordner (mit beliebigen Unterordnern) auf dem lokalen Computer an und spiegelt die Inhalte an einem Ort im Internet. Werden weitere Computer mit diesem “Internet-“Ordner verbunden, sind die Inhalte der Ordner auf allen Computern immer aktuell.

Wenige Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Synchronisierung funktioniert:

  1. Die Computer müssen Internetzugang haben,
  2. eine Software muss installiert werden,
  3. bei Schulcomputern eine Benutzerkontensteuerung – Anmeldung mittels Benutzernamen und Passwort.
    (Der 3. Punkt ist nur relevant, wenn die späteren Galerie-Inhalte nicht mit allen Kollegen geteilt werden sollen (wird schnell unübersichtlich?) und der Besitzer der Dropbox diese nicht weiter privat nutzt.)

    zaubertafel_dropbox_05Zunächst wird der Computervorbereitet”. Dazu muss der Dropbox-Client heruntergeladen und installiert werden.
    Als Dropbox-Ordner ruhig den vorgeschlagenen Ort benutzen.
    (Lediglich bei Schulcomputern mit PC-Wächterkarten oder ähnlichem muss auf ein ungeschütztes Laufwerk ausgewichen werden. Aber wer unter einer Wächterkarte Software installieren kann, der weiß schon, was er tut. Zwinkerndes Smiley)

     

    zaubertafel_dropbox_04Anschließend erstellt man einmal (!) über den Datei-Manager oder die Weboberfläche der Dropbox in unserer “Dropbox” einen neuen Ordner, in dem die Galerie-Inhalte in Zukunft abgelegt werden.
    (Dies kann auch später aus der Notebook-Software heraus erfolgen.)

    Ich habe ihn “SMARTTeamInhalt” genannt.

    Nun sind die Vorbereitungen abgeschlossen und wir können in die Notebook-Software wechseln. Noch wenige Schritte und fertig ist die Arbeitserleichterung.

    1. zaubertafel_dropbox_07In der Notebook-Software in die Galerie wechseln (2. Register auf der linken oder rechten Seite).
    2. Dann rechts neben dem Suchfeld auf das orangfarbene Schraubenschlüsselsymbol klicken.
      zaubertafel_dropbox_08
    3. In dem erscheinenden Menü “Verbindung zu Team-Inhalte herstellen…” auswählen.
      Nun erscheint als neues Fenster: “Ordner suchen”.
    4. Den in den Vorbereitungen eingerichtete Ordner in der “Dropbox” wählen (“SMARTTeamInhalt”).
      Je nach Betriebssystemversion kann er auch an anderer Stelle liegen (das Beispiel rechts zeigt den Weg unter Windows Vista).
      In der Regel sollte er unter: BenutzernamenDokumenteMy Dropbox zu finden sein.
      Bei Bedarf in My Dropbox mit der Schaltfläche “Neuen Ordner erstellen” einfach einen neuen Ordner erstellen.
    5. Mit “OK” alles bestätigen und der Ordner ist in die Notebook-Galerie eingebunden.
      Er erscheint unten in der Galeriestruktur (nicht unter “Meine Inhalte”!). 

    Ich habe im Nachhinein den Namen in der Notebook-Software noch in SMART TeamInhalt DropBox geändert, damit gleich klar wird, um welchen TeamInhalte-Ordner es sich handelt. zaubertafel_dropbox_06

    Dieser Ordner lässt sich nun “ganz normal” verwenden. Es können Unterordner angelegt werden, Objekte hineingeschoben werden, … .

     

    zaubertafel_dropbox_01Rechts unten in der Taskleiste erscheint ein neues Symbol. Wenn der Haken zu sehen ist, sind alle Ordner der Dropbox synchron.

    Der erste Computer ist nun einsatzbereit!

    Bei jedem weiteren Computer muss diese Prozedur wiederholt werden, damit der Ordner auch in der jeweiligen Notebook-Software “bekannt” ist. Also:

    1. Dropbox-Client installieren,
    2. den Team-Inhalt Ordner (aus der Dropbox) in der Notebook-Software mit der Galerie verbinden.

    Nun kann das “entspannte Arbeiten” beginnen.

     

    Einige Anmerkungen noch zum Schluss:

    • Ein solches Setting führt dazu, dass ich fast ausschließlich den Ordner Team-Inhalte nutze.
    • Es sollten keine persönlichen Schülerdaten in die Team-Inhalte gelegt werden, da sie im Internet in der Dropbox gespeichert werden (Datenschutz!).
    • Um Übertragungsvolumen zu sparen wird nicht jedes Mal der gesamte Inhalt neu übertragen, sondern lediglich die sich veränderten Inhalte. So können (nach dem ersten Abgleich) auch große Datenbestände schnell aktuell gehalten werden.
    • Dropbox bietet jedem Nutzer kostenlos 2 GB freien Speicherplatz. Dieser lässt sich kostenlos auf 10 GB erweitern. Dazu muss man von einem Dropbox-Benutzer eingeladen werden. Beide erhalten dann zusätzliche 250 MB Speicherplatz. Bei Interesse kann ich gerne einladen. Zwinkerndes Smiley

    [http://www.dropbox.com/]

    SMART Board , , , , , ,

    1. 9. Dezember 2010, 19:09 | #1

      Hallo!
      Danke für deine ausführliche dropbox-Beschreibung. Ich bin auch gerade an einer Stelle, wo ich überlege, wie man das Zusammenarbeiten noch verbessern kann. Man ist ja nun auch noch viel mehr auf den USB-Stick und seine Unterrichtsvorbereitung dort angewiesen. Mit Dem SMART Board wird das Arbeiten mit Dateien einfach noch viel umfangreicher – man möchte eigentlich gerne immer alles überall zur Hand haben – da sieht die dropbox ganz gut aus. Schon USB-Stick und PC-Verzeichnis zu Hause synchron zu halten ist nicht einfach. Was aber "gemeinsam" (Team) und "getrennt" (Benutzer) angeht, ist mir um eine sinnvolle Trennung und Ergänzung noch nicht klar.
      Werde es mal ausprobieren! Gruß aus dem verschneiten Berlin

    2. 9. Dezember 2010, 20:05 | #2

      Hallo Thomas,

      bin mir nicht ganz sicher, ob ich Deinen letzten Satz verstanden habe.
      Ich nutze zur Zeit die „Team Inhalte“ so, dass
      1. nur ich Zugang zu ihnen habe (also vergleichbar, wie die USB-Stick-Lösung nur bequemer),
      2. ich den Bereich „Meine Inhalte“ NICHT mehr nutze (es gibt einige Ausnahmen, aber die verwirren an dieser Stelle nur (Stichwort Seiten-„Thema“).

      Somit sind die Team-Inhalte im Prinzip „1-Benutzer-Inhalte“, die immer und überall auf dem gleichen Bearbeitungsstand sind. 😉

      Wenn auf Windowsebene KEINE Benutzerverwaltung erfolgt, dann sind die „Team-Inhalte“ wirklich für alle Nutzer an dem Rechner zugänglich – mit allen Konsequenzen (z.B. löschen).

      Viel Spaß und verschneite Grüße aus Oldenburg

    3. 3. Januar 2011, 10:08 | #3

      Hallo,
      gutes neues Jahr 🙂
      Dropbox installiert… aber im Schulnetzwerk problematisch. Ich arbeite dort in der Regel als Benutzer OHNE Adminrechte, konnte die dropboxsoftware aber nur als Admin (wie üblich) installieren. Melde ich mich nun als User an, habe ich keinen Zugriff auf dropbox (Tasksymbol) und es synchronisiert sich auch nicht… Ordner schon auf die 2. Partition des lokalen PC ausgelagert (vorher war sie in den eigenen dateien des Admin, die auf dem Server liegen).
      Ich bekomme also installation und Usernutzung noch nicht zusammen. Wenn ich mich als Admin anmelde, ist alles schön!
      Gruß
      Thomas

    4. 3. Januar 2011, 21:25 | #4

      Hallo

      und ein fröhliches Neues! 😉

      Da scheint wirklich ein „Fehler“ beim Dropbox-Installer zu liegen. Unter Windows als Admin angemeldet scheint es bei der Dropbox-Installation kein „Installation für alle Benutzer oder nur den aktuellen Benutzer“ zu geben.

      Auch über „Ausführen als“ scheint das nicht unter „Benutzer mit eingeschränkten Rechten“ zu laufen.

      Abhilfe kann schaffen:
      – Dropbox deinstallieren,
      – als normaler Nutzer Dropbox neu installieren („run as admin“),
      – eine Fehler-Meldung sollte erscheinen die sollte mit „cancel“ weggeklickt werden kann und das Ganze sollte trotzdem richtig weiterinstalliert werden.

      Klingt komisch und kann ich leider zur Zeit auch nicht testen, aber sollte klappen.
      Werde mich da nächste Woche mal an den Schulrechnern versuchen – oder du testest es und sagst eben Bescheid 🙂

      Lieben Gruß,
      Jan

    5. 7. Januar 2011, 21:43 | #5

      Hallo Jan!
      Im Schulnetzwerk scheint das wirklich etwas trickreich zu sein mit der Installation – bin mir noch nicht ganz im Klaren, ob mir das reicht. Auf jeden Fall kann man den dropbox-Ordner NICHT im Netzwerk auf dem Server (wo meine „eigenen Dateien“ liegen) speichern, also nur lokal auf einem Computer.
      Ich habe alternativ „TeamDrive“ ausprobiert und bin damit etwas zufriedener. Die Installation nur für den gerade angemeldeten Benutzer ist unkompliziert. Mir gefällt die strukturierte Oberfläche etwas besser. Man kann leichter einzelne Ordner zum Synchronisieren auswählen. Leider gibt es aber keinen Zugang zu den Daten über einen Webbrowser.
      Ich „grüble“ noch über die ideale Kombination. Auf jeden Fall gut ist schon einmal, dass ich von zu Hause aus einen lokalen Ordner auf dem Lehrer-PC mit Dateien für meine Kollegen bestücken kann.
      soweit erstmal…
      Gruß
      Thomas

    6. 11. Januar 2011, 22:06 | #6

      Hallo Jan,
      ich teste parallel dropbox und teamdrive. Dropbox ist irgendwie „stylisher“ (so sagt man wohl heute) und etwas direkter zu bedienen. der webzugang gefällt mir. Teamdrive hat bessere Möglichkeiten spezielle Ordner synchron zu halten.
      Vorläufiges Fazit:
      Möchte man spezielle Ordner hier und da synchron halten und sich mit seinen Daten so auf den Schulrechnern (Lehrerzimmer, Klassenraum…) „verteilen“ > teamdrive
      Einfach mal etwas zu Hause ohne Umweg USB-Stick in einen Ordner geben und dann auch in der Schule haben > dropbox
      …. oder beides 😉 je nach Bedarf.
      Man muss halt aufpassen, seine Daten auch unter Kontrolle zu halten…. Welche Version habe ich wo? Wie groß werden die automatisch zu synchronisierenden Datenmengen (Synchro-Zeit und PC-Belastung am schwachen Schul-PC!)

      Gruß
      Thomas

    7. 12. Januar 2011, 21:17 | #7

      Hallo Thomas,

      es schien alles ganz einfach – aber in der Schulumgebung ist es wohl doch komplexer mit der Dropbox. Unter IServ kann ich an jedem (!) Rechner meine Dropbox nutzen – obwohl ich sie nur an einem (!) installiert habe.
      Ich bin noch am probieren, wie und ob es letztendlich wirklich funktioniert, wenn ohne Adminrechte gearbeitet wird …
      Wenn die Zeugnis-, Förderplan- und sonstige Konferenzen hinter mir liegen und wieder ein wenig Ruhe eingekehrt ist, werde ich das Thema nochmal angehen.

      Solange arbeite ich it der Dropbox weiter – habe aber auch die erforderlichen Rechte bei uns im Netzwerk.

      SugarSync (www.sugarsync.com) spielt ja auch noch in der Liga mit.

      Lieben Gruß,
      Jan

    8. 28. Januar 2011, 17:05 | #8

      Kurzer Zwischenstand:

      Wir nutzen ein Schulnetzwerk (IServ), bei dem die (Windows-) Benutzerkonten auf dem Server liegen.

      Dropbox:
      – Erstellt einen Sync-Ordner im angemeldeten „Benutzerverzeichnis“ (Default-Einstellungen).
      – Dieser kann auch auf einem Netzlaufwerk liegen (was bei uns der Fall ist).
      – Problem: Ich schaffe es noch nicht, die Dropbox unter einem normalen Benutzerkonto ohne Adminrechte lauffähig zu installieren.

      Teamdrive und Sugarsync:
      – ich kann keine Netzlaufwerke einbinden (ist folglich lokal an den Computer und nicht! an den Benutzer gebunden, wenn wie bei uns IServ das Netzwerk verwaltet).

      Für mich ist zur Zeit nach wie vor Dropbox der Favorit (Datenschutzbedenken mal ausgeblendet).
      Die Daten müssen nämlich nur einmal in die Schule und aus der Schule ins Internet synchronisiert werden. Wenn ich an verschiedenen Rechnern arbeite, wird alles intern von unserem Server über die interne schnelle Verkabelung zum jeweiligen PC geschickt.

      Werde mich in der nächsten Zeit mal mit den Hinweisen von http://wpkg.org/Dropbox schlau lesen, wie wir die Dropbox bei uns zum Laufen bekommen.

    9. 3. März 2011, 10:08 | #9

      … noch einmal zur dropbox ….

      Es gibt wieder eine portable Version – die erstellt und in den entsprechenden lokalen Benutzerverzeichnissen (oder USB) kopiert, sollte alle Probleme beheben 🙂

      siehe hier:
      http://stadt-bremerhaven.de/endlich-wieder-da-portable-dropbox-fuer-windows?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+stadt-bremerhaven%2FdqXM+%28Caschys+Blog%29&utm_content=Google+Reader

      oder hier:
      http://www.golem.de/1103/81853.html

    10. 17. April 2012, 23:03 | #10

      Vielen Dank für diese ausführliche Anleitung zur Arbeit mit der Dropbox. Ich hatte mich mal bei Dropbox angemeldet, es aber nicht weiter genutzt. Das werde ich aber nun doch tun. 🙂

      VlG, Mirko

    11. 24. Februar 2013, 15:37 | #11

      Hi zum Thema Dropbox + IServ:

      Ich habe für die Softwareverteilung ein Dropbox-Paket gebaut, dass bequem über die Softwareverteilung von IServ auf den Windows-Clients installiert werden kann.
      Es wurde zwar noch nicht von IServ mit in die Repository aufgenommen, kann aber bei github runtergeladen werden: https://github.com/fkammer/winst-dropbox

      Dort ist in der readme.txt auch ausführlich beschrieben was genau das Paket genau auf den Clients macht und wie es mit den Benutzerprofilen zusammenarbeitet.

      Bis jetzt wurde das Paket allerdings nur unter WinXP getestet. Sollten Probleme auftreten, bitte ich diese bei github.com als Issue zu melden.

      Viele Grüße
      Frederik

    12. 2. April 2013, 12:33 | #12

      Hallo Jan, ich bin ein österreichischer SMART Händler und wollte nur kurz fragen ob es für Dich ok ist, wenn ich meinen 250 Schulen Deinen Bericht weiterleite. glg

    13. 2. April 2013, 19:35 | #13

      Hallo Lydia,
      du kannst den Bericht gerne weiterleiten.
      Lieben Gruß,
      Jan

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